Eine professionelle Datensicherung ist heute wichtiger denn je. Denn Deine wichtigsten Geschäftsdaten können heute auf vielen Wegen verloren gehen. Aber es sind nicht nur Viren, Cyberkriminalität oder Schadsoftware, welche Deine Daten gefährden. Neben den „modernen“ Gefahren aus dem Netz können nämlich auch ganz alltägliche Ereignisse eintreten. Etwa ein Blitz-Einschlag, ein Feuer, ein Wasserschaden oder eine defekte Festplatte. All dies kann die Ursache für einen schwerwiegenden und teuren Verlust wichtiger Kundendaten und Dokumente sein.
Laut einer Umfrage von Statista hatten vor einigen Jahren weniger als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland ein Sicherungskonzept für ihre eigenen Daten und Dokumente, wie man der nachfolgenden Grafik entnehmen kann.
1.) Was muss ich überhaupt sichern?
Um zu entscheiden, welche Daten Du im geschäftlichen Umfeld sichern musst, kannst Du Dir zunächst eine kleine Liste erstellen, denn hieraus ergeben sich die weiteren Schritte. Klar ist, dass Kunden- und Geschäftsdaten auf jeden Fall zu sichern sind. In Bereichen wie bspw. der Buchhaltung gibt es sogar gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer.
Generell empfiehlt sich eine Komplett-Sicherung Deines Servers als Image oder als inkrementelles Backup.
Sprich mit Deinen Dienstleistern der verschiedenen Softwareanwendungen in Deinem Unternehmen im Vorfeld. Es müssen hier Einstellungen innerhalb der Anwendungen seitens des Dienstleisters vorgenommen werden, damit auch die Daten aus den Anwendungsdatenbanken bei der Datensicherung berücksichtigt werden.
Wenn es sich um unsensible Daten handelt (z.B. Musik, Fotos, Filme, allgemeiner Schriftverkehr usw.), können diese auch als einzelne Ordner oder Dateien gesichert werden.
2.) Wohin mit meiner Datensicherung?
Größere Datensicherungen Deiner geschäftlichen Daten sollten über das Netzwerk auf einen Datei- oder Web-Server, eine NAS oder in eine Cloud gesichert werden. Richtig eingerichtet sind Deine wichtigen Daten hier sicher aufgehoben.
Grundsätzlich empfiehlt es sich die geschäftlichen Daten nicht nur zu sichern, sondern auch an einem anderen Ort aufzubewahren. Denn was hilft die beste Datensicherung im Falle eines Feuers. Unser Tipp: Arbeite mit mehreren Festplatten, welche auch im laufenden Betrieb getauscht werden können (sogenannter Hot-Swap). Und auch wenn der Begriff Cloud von vielen Nutzern nach wie vor kritisch gesehen wird: Die Sicherung in der Cloud ist bei korrekter Verwendung sehr sicher und reduziert das Risiko eines Datenverlustes im Ernstfall.
Deine privaten Daten (Urlaubsfotos, Schriftverkehr, Verträge usw.) kannst Du z.B. auf einer externen Festplatte oder auf einem USB Stick sichern. Von DVDs raten wir wegen der Anfälligkeit für Kratzer ab. Festplatten oder USB Sticks sind nicht nur schnell und einfach, sondern inzwischen auch sehr preiswert und Deine Daten bleiben transportabel. Die Nachteile an den genannten Speicher-Medien sollten jedoch auch Bedacht werden: USB Sticks sind recht klein und können dadurch verloren gehen. Festplatten sind relativ empfindlich – schon kleinere Stöße oder das Fallenlassen aus geringen Höhen können sie unbrauchbar machen. Hier empfiehlt es sich, ggf. doch über die (zusätzliche) Datensicherung auf einem anderen Medium, wie z.B. einer NAS oder Cloud nachzudenken.
3.) Wie oft sollte ich meine Daten sichern?
Generell gilt: je wichtiger Deine Daten sind und je öfter diese geändert oder ergänzt werden, desto häufiger sollten die Daten auch gesichert werden. Für Unternehmen ist eine tägliche Datensicherung der ERP-, CRM- und Verwaltungslösungen inzwischen Pflicht. Die beste Zeit für die Datensicherung ist Nachts zwischen 0.00 Uhr und 3.00 Uhr morgens. Zu dieser Zeit greift normalerweise kein Nutzer auf Deine Programme und Daten zu. Es wird also niemand durch eine kurzzeitige Nicht-Verfügbarkeit bei seiner Arbeit gestört oder behindert.
Bei weniger wichtigen Daten kann auch ein längerer Zeitraum, zum Beispiel wöchentlich, gewählt werden.
4.) Welche Sicherungssoftware soll ich nutzen?
Unzählige Softwarehersteller bieten Programme für die einfache bzw. professionelle Datensicherung an. Bevor Du Dich aber auf die Suche machst, solltest Du zunächst die „Boardmittel“ von Microsoft bzw. Apple anschauen. Zumindest im freiberuflichen Umfeld und in kleinen Unternhmen decken diese Tools alle wichtigen Funktionen ab.
Günstig und mit wesentlich umfangreicheren Funktionen ausgestattet ist z.B. Acronis, welches es in verschiedenen Varianten für den geschäftlichen Bedarf gibt. Zur Datensicherung virtualisierter Serverumgebungen empfehlen sich beispielsweise Profi-Lösungen wie Veeam.
5.) Wer kann mir bei der Einrichtung helfen?
Für Freiberufler und kleine Unternehmen stehen unzählige Datensicherung Tutorial bei Youtube zu diesem Thema zur Verfügung, welche wir hier für Dich verlinkt haben.
Unsere Systemlösungen aus den Bereichen der IQ MultiAccess Zutrittskontrolle und Arbeitszeiterfassung richten wir individuell für Dich ein, damit die Daten aus unseren Systemen optimal in Dein Datensicherungskonzept einbezogen werden.
Du bist bereits Kunde bei uns und bist gerade unsicher, ob Deine Datensicherung korrekt funktioniert. Ruf uns einfach an und wir schauen auf Dein System! Denn Vorsicht ist bekanntlich besser als Nachsicht…
