Warum der Stundenzettel ausgedient hat

Stundenzettel

Warum der Stundenzettel ausgedient hat

Der gute, alte Stundenzettel – wer kennt ihn nicht? Gehören Sie auch noch zu denen, die täglich das Datum, die Arbeitszeit und die genommenen Pausen per Hand auf einem Stundenzettel notieren müssen? Und am Monatsende wird der Zettel unterschrieben und wandert zur „Digitalierung“ in die Personalabteilung. Dort wird dann Stundenzettel für Stundenzettel von den Kollegen der Personalabteilung per Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen. Sicherlich ist diese Form der Zeiterfassung weit verbreitet. Unsere Frage lautet trotzdem: Gibt es da nicht einfachere, kostengünstigere und modernere Lösungen?

Je nach Unternehmensgröße kommt jeden Monat eine Menge Arbeit auf die Kolleginnen und Kollegen in der  Lohnbuchhaltung zu, die sämtliche Daten der gesammelten Stundenzettel in Ihre Lohnsoftware übertragen müssen. Dabei kann es passieren, dass Stundenzettel auf dem Weg in die Lohnbuchhaltung verloren gehen oder fehlerhaft übernommen werden. Insgesamt ist der Prozess recht fehleranfällig.

Der mögliche Ärger bei allen Parteien ist groß – und die Mehrarbeit für die Lohnbuchhaltung umso größer.

Wir wollen Ihnen in diesem Artikel jedoch nicht nur die Schwachstellen der klassischen Stundenzettel aufzeigen, sondern vor allem Wege um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter elektronisch zu erfassen und dabei dauerhaft Zeit und Geld zu sparen – ganz ohne Kopfschmerzen.

Greifen Sie zur digitalen Zeiterfassung und sparen Sie Zeit und Geld!

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Die Schwachstellen der klassischen Stundenzettel

Das Erfassen der Arbeitszeit kann durchaus zu einem sehr hohen Zeitaufwand bei jedem einzelnen Mitarbeiter führen. Denn die Aufzeichnungspflicht im neuen Mindestlohngesetz beinhaltet die Erfassung des täglichen Beginns, das Ende und die Gesamtarbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Wenn Sie viele Mitarbeiter und/oder Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch Außendienst beschäftigen, bedeutet das jede Menge Papierkram – und unproduktive Arbeitszeit!

Dadurch stehen der vermeintlich preiswerten Zeiterfassung per Stundenzettel folgende Nachteile gegenüber:

Jede Menge Papierkram

Hoher Aufwand für die Auswertung und manchmal späte Verfügbarkeit der Daten

Fehler bei der Digitalisierung der Stundenzettel (Zahlendreher, falsches Datum etc.)

Nicht mehr auffindbare Stundenzettel

Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf digitalem Weg

An dieser Stelle setzen moderne Lösungen zur digitalen Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter an. Anders als bei klassischen Stundenzetteln haben Sie bei digitalen Lösungen die Möglichkeit die Arbeitszeiten flexibler, weniger zeitintensiv und komfortabler zu erfassen. Darüber hinaus können die erfassten Arbeitszeiten besser weiterverarbeitet werden und beispielsweise automatisch für die Lohnabrechnung oder Personalplanung verwendet werden.

Neben herkömmlichen Excel-Tabellen gibt es heutzutage moderne Systeme und Software für Ihren digitalen Stundenzettel. Dabei kann zwischen Terminals, mobilen sowie web- und intranetbasierten Lösungen unterschieden werden.

Mit Hilfe von Terminals oder Stempeluhren können sich Ihre Mitarbeiter bequem vor und nach ihrer Arbeitszeit ein- und ausstempeln. Terminals haben den Vorteil, dass die Daten im Regelfall automatisch an die an das System gekoppelte Software weitergeleitet werden. So sind die Daten zur weiteren Verwendung jederzeit und schnell verfügbar. Darüberhinaus kann das System in deren Funktionen für die Personalplanung ausgeweitet werden. So haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit sich jederzeit über das Terminal oder die webbasierte Software einen Überblick über Über- oder Minus-Stunden sowie deren Resturlaub zu machen.

Terminal - Stempeluhr

Digitale Stempeluhren funktionieren hingegen eher klassisch: Durch das ein- und ausstempeln merken sie sich lediglich den Start und das Ende der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters. Die Daten werden auf einen USB-Stick übertragen, die dann zur weiteren Verwendung als Tabellen benutzt werden können. Der Vorteil der digitalen Stempeluhren liegt darin, dass diese bequem an jedem Standort (Büro, Baustellen etc.) platziert werden können, da diese nur eine Steckdose benötigen. Eine Verbindung ins Netzwerk wird nicht benötigt.

Mobile Lösungen im Bereich der Zeiterfassung

Durch den Einsatz von mobilen Lösungen im Bereich der Zeiterfassung haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit sich von Überall ein- und aus zu stempeln. Hierzu müssen sich Ihre Mitarbeiter lediglich eine App auf ihr Smartphone zum ein- und ausbuchen herunterladen. Ähnlich wie bei einem digitalen Stundenzettel werden Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst. Daneben haben Ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit sich einen Überblick über ihr Zeitsaldo und ihren Resturlaub zu machen. Ihre Vorteile? Dokumentation ohne Zeitverlust, Echtzeitübertragung an den Vorgesetzten, Zeiteinsparung in der allmonatlichen Lohnabrechnung und flexible Personaleinsatzplanung!

Im folgenden Video können Sie sich ein näheren Bild unserer mobilen Lösung machen.

Web- und intranetbasierte Zeiterfassung

Über web- und/oder intranetbasierte Lösungen hat Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit seine Arbeitszeit jederzeit über seinen PC oder Laptop digital zu erfassen. Der digitale Stundenzettel kann auch hier um Features, wie Urlaubsbuchung oder Übersicht über das Zeitkonto erweitert werden. Hierdurch kann die Personalplanung und Buchhaltung stark vereinfacht und beschleunigt werden.

Freuen Sie sich auf folgende Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Die Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst und verfügbar gestellt

Über- und Minus-Stunden, sowie Resturlaub werden im System automatisch berechnet

Integration in die Buchhaltung und zu vorhandenen Systemen

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