Wie Offline Zeiterfassung an Standorten ohne DSL- und UMTS-Anbindung gelingt
Offline Zeiterfassung im 21. Jahrhundert? Kein Internetanschluss oder UMTS verfügbar? Da zwingt sich sicherlich nicht nur bei uns sofort die Frage auf, wie man so ganz ohne E-Mails, Internetzugang, Cloud und Serverzugriffe in der heutigen Zeit überhaupt noch arbeiten kann. Aber diese Karte aus dem Jahr 2020 zeigt, dass es nach wie vor unzählige Funklöcher in Deutschland gibt.
Doch noch bevor wir auf unsere Frage von einem unserer NovaTime Kunden in der Nähe von Frankfurt am Main eine Antwort erhalten konnten, stellte er uns seine wichtigste Frage: „Können Sie uns eine Offline Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter in der Außenstelle anbieten?“ Diese Frage wäre noch mit Leichtigkeit zu beantworten gewesen. Doch die zusätzliche Anforderung unseres NovaTime Kunden war, ob die offline gesammelten Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden auch in das bereits bestehende (online) System importiert werden können.
Gesucht wurde also eine Komplettlösung für Online- und Offline-Zeiterfassung. Unsere erste Idee war eine Erfassung der Arbeitszeiten per App oder auch SMS-Buchung. Diese Varianten scheiterten allerdings daran, dass die Mitarbeitenden eine dienstliche Nutzung der privaten Smartphones ablehnten und dienstliche Telefone nicht angeschafft werden sollten. Okay…
Auch eine Übertragung der Arbeitszeiten per DFÜ-Verbindung mittels Modem wäre denkbar. Sicherlich eine zuverlässige, aber inzwischen ziemlich veraltete Lösung zur Datenübertragung. Aber auf Grund der fehlenden Infrastruktur musste auch diese Möglichkeit in Betracht gezogen werden. Leider konnte wegen technischer und auch wirtschaftlicher Aspekte auch diese Anbindung nicht umgesetzt werden. Eine direkte Datenverbindung des Standortes an das bestehende Zeiterfassungssystem war somit tatsächlich ausgeschlossen.
Eine offline Zeiterfassung musste her…
Der Zweck heiligt bekanntlich die Mittel. In diesem Fall bestand die Lösung in einem Datenaustausch per „Turnschuhnetzwerk“. Eine Zeiterfassung Stempeluhr mit USB Schnittstelle bietet die Möglichkeit, die erfassten Buchungsdaten über einen USB-Stick mit dem System am Hauptsitz auszutauschen.
Ja, auch unser Team war zunächst skeptisch, ob diese Übertragung funktionieren würde. Daher haben unsere Qualitätsfreaks zunächst auf unseren Testsystemen über eine Woche alle erdenklichen Konstellationen durchgetestet und überprüft. Mit Erfolg! Heute steht Dir das komplette Sortiment unserer Zeiterfassungsterminals für eine Offline Zeiterfassung zur Verfügung.
Zuverlässig und kinderleicht in der Nutzung: Offline Zeiterfassung 2.0
Die bestehende NovaTime Zeiterfassung unseres Kunden in Frankfurt am Main wurde um ein Modul für den Datenimport vom USB-Stick erweitert. Die eingesetzten USB Zeiterfassungsterminals erweisen sich bei unseren Kunden als äußerst robust und zuverlässig aus. Zugleich überzeugte unseren Kunden das moderne Design und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis. Dank des internen Speichers können die Buchungsdaten aller Mitarbeitenden über einen kompletten Monat im Terminal gesammelt werden. Und auch bei den erforderlichen USB-Sticks wurden keine Kompromisse bei der Qualität gemacht. Denn nichts wäre ärgerlicher, als wenn die gespeicherten Daten durch einen defekten Speicherstick unbrauchbar werden würden. Die USB-Sticks mit Industriespeichern werden inzwischen seit mehreren Jahren in einem rollierenden System zwischen der Außenstelle und dem Hauptsitz per Paketdienst ausgetauscht. Bis heute ohne Probleme, wie unser Kunde unserem Support Team auf Nachfrage mitteilte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Offline Zeiterfassung eine nützliche Option ist, um die Arbeitszeiten genau zu erfassen, auch wenn keine Internetverbindung verfügbar ist. Wir hoffen, dass Dir dieser Beitrag eine mögliche Lösung für diese Anforderung aufgezeigt hat.
