NovaTime Workflow - Urlaub und Abwesenheiten immer im Griff

Mit dem NovaTime Workflow entlasten Sie jetzt Ihre Vorgesetzten und Mitarbeiter

Mit dem Kalender im NovaTime Workflow erhalten Sie den Überblick über die Urlaubssituation und die Abwesenheiten Ihres Teams. Einen neuen Eintrag erstellen Sie bequem mit einem Klick direkt im Kalender. In der Listenansicht über die Abwesenheiten finden Sie im NovaTime Workflow alle Details und können offene Anträge genehmigen oder ablehnen.

Der Vorgesetzte wird über neue Anträge auch per Email informiert und genehmigt diese mit einem Klick. Sie können für jeden Mitarbeiter festlegen, ob ein oder mehrere Vorgesetzte die Anträge genehmigen.

Sie legen fest, welche Abwesenheiten genehmigungspflichtig sind und welche Abwesenheiten keine Genehmigung benötigen. Jeder Vorgesetzte kann stets alle offenen Anträge im Workflow aufrufen und bearbeiten. Zusätzlich informiert NovaTime die Vorgesetzten automatisch per Email über neue Anträge und der Vorgesetzte kann die Genehmigung bequem direkt in der Email erteilen.

NovaTime Zeiterfassung Mitarbeiterjournal
NovaTime Zeiterfassung Jahresübersicht
NovaTime Zeiterfassung Urlaubsverwaltung
NovaTime Zeiterfassung Zeitkonto

Urlaubskonten – in NovaTime immer aktuell

NovaTime führt für jeden Mitarbeiter ein Urlaubskonto. Dabei werden automatisch die Einstellungen jedes Mitarbeiters berücksichtigt: Feiertage, Wochenarbeitstage, genehmigte Urlaubsanträge, Urlaubsanspruch, usw.

Sie legen lediglich den Urlaubsanspruch, Arbeitstage und Feiertage fest und NovaTime kümmert sich um alles weitere. Die Urlaubskonten liegen immer sekundenaktuell vor und alle Einstellungen und Einträge sind eingerechnet.

Mehrstufiger Genehmigungsworkflow

Sie können für jeden Mitarbeiter festlegen, ob ein Vorgesetzter oder mehrere Vorgesetzte die Anträge genehmigen müssen. Ebenso können Sie die Reihenfolge der Genehmigungen individuell einstellen. Zusätzlich können Sie auch Vertreter oder Vertretergruppen für den Mitarbeiter hinterlegen. Dadurch ist auch die ausreichende Besetzung Ihrer Abteilungen stets gewährleistet.

Der NovaTime Workflow kümmert sich dann automatisch um die Benachrichtigung der Vorgesetzten in der richtigen Reihenfolge und um den richtigen Status des Antrages.

Erst wenn die zuständigen Vertreter und Vorgesetzten den Antrag genehmigt haben, wird der Urlaubsantrag in den Status „Genehmigt“ gesetzt und im Urlaubskonto angerechnet. Eine sinnvolle Ergänzung könnte zudem die NovaTime Schnittstelle für Microsoft Outlook sein.

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In drei einfachen Schritten zum NovaTime Workflow

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Vertretung während des Urlaubs sichergestellt

Fast noch wichtiger als ein effizienter Prozess ist die ausreichende Besetzung während der Ferienzeit. Darum bietet Ihnen NovaTime Workflow die Möglichkeit, das Ihr Mitarbeiter bereits vor Versendung des Urlaubsantrages zwingend einen Vertreter oder eine Vertretergruppe auswählen muss. Dadurch wird der einzelne Urlaubsantrag zunächst an den bzw. die Vertreter versendet und erst nach deren Zustimmung an den Vorgesetzten weitergeleitet. Für Sie bedeutet dies eine enorme Verkürzung des Prozesses: Rückfragen zu gleichwertigen Vertretern des Antragstellers während der geplanten Abwesenheit sind überflüssig, die ausreichende Besetzung ist stets sichergestellt und die Freigabe durch den Vorgesetzten ist schnell erledigt. Als positiver Nebeneffekt wird der genehmigte Urlaub direkt in der NovaTime Zeiterfassung eingetragen und verbucht. Eine weitere Entlastung für Ihre Personalverantwortlichen.

Welche Vorteile gewinne ich als Anwender, wenn ich das NovaTime Workflow für meine Urlaubsplanung einsetze? Lernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Planung und Freigabe von Gleitzeit kennen.

In der Listenansicht über die Abwesenheiten finden Sie alle Details und können offene Anträge genehmigen oder ablehnen. Vorgesetzte werden über neue Anträge per Email informiert und genehmigen diese mit einem Klick. Sie können für jeden Mitarbeitenden individuell festlegen, ob ein oder mehrere Vertreter und Vorgesetzte die Anträge genehmigen.

Win-Win-Win Situation dank elektronischem Urlaubsantrag

  1. Win: jederzeit Zugriff für HR und Vorgesetzte auf die aktuelle Urlaubsplanung mit einem Klick
  2. Win: dauerhafte Entlastung Ihrer Personalabteilung dank weniger Rückfragen und automatisierter Prozesse
  3. Win: Vertretungssituation direkt im Prozess berücksichtigt. Das Risiko einer Unterbesetzung wird signifikant reduziert

Bessere Urlaubsplanung garantiert, mit dem NovaTime Workflow (fast) komplett automatisiert

Es gibt keinen allgemeingültigen Standard-Prozess für einen elektronischen Urlaubsantrag in Unternehmen. Sicherlich können wir Ihnen einige Anregungen aus realisierten Projekten in verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen geben. Im Vordergrund stehen dabei jedoch jederzeit Ihre Anforderungen an den elektronischen Urlaubsantrag und den gewünschten Prozess in Ihrem Unternehmen.

Erzählen Sie uns von Ihren Ideen und Anforderungen. Gerne beraten wir Sie bei der Planung und unterstützen Sie mit Rat und Tat bei der Umsetzung. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Herzliche Grüße
Christian Maxin