Moderne Zeiterfassung macht Stundenzettel Vorlage überflüssig

Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung? Das geht heute besser, einfacher und digitaler!

Die gute, alte Stundenzettel Zeiterfassung – wer kennt sie nicht? Gehören Sie zu denen, die täglich das Datum, die Arbeitszeit und die genommenen Pausen per Hand auf einer Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung notieren müssen? Und am Monatsende wird der Zettel unterschrieben und wandert zur händischen „Digitalisierung“ in die Buchhaltung. Und dort wird dann Stundenzettel für Stundenzettel von den Mitarbeitenden per Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen. Sicherlich ist diese Form der Zeiterfassung weit verbreitet.

Bereit, die Zettelwirtschaft zu besiegen?

Unterhalten wir uns!

Stundenzettel Vorlage Zeiterfassung App

Je nach Unternehmensgröße kommt jeden Monat eine Menge Arbeit auf die Kolleginnen und Kollegen in der  Lohnbuchhaltung zu, die sämtliche Daten der gesammelten Stundenzettel in Ihre Lohnsoftware übertragen müssen. Dabei kann es passieren, dass Stundenzettel auf dem Weg in die Lohnbuchhaltung verloren gehen oder fehlerhaft übernommen werden. Insgesamt ist der Prozess recht fehleranfällig. Daran ändert auch keine neue Variante der bislang eingesetzten Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung etwas.

Der mögliche Ärger bei allen Parteien ist groß – und die Mehrarbeit für die Lohnbuchhaltung noch größer.

Wir wollen Ihnen in diesem Artikel jedoch nicht nur die Schwachstellen der klassischen Stundenzettel Zeiterfassung aufzeigen, sondern vor allem Alternativen, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden mit Hilfe digitaler Stundenzettel direkt in einer einheitlichen Software zu erfassen und dabei dauerhaft Zeit und Geld zu sparen – ganz ohne Kopfschmerzen und Stundenzettel Vorlage.

NovaTime API Schnittstelle für Datev Sap Loga ADP Outlook Exchange und vielen mehr

Die Schwachstellen der Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung

Das Erfassen der Arbeitszeit kann durchaus zu einem sehr hohen Zeitaufwand bei jedem einzelnen Mitarbeiter führen. Denn die Aufzeichnungspflicht im neuen Mindestlohngesetz beinhaltet die Erfassung des täglichen Beginns, das Ende und die Gesamtarbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Wenn Sie viele Mitarbeiter und/oder Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch Außendienst beschäftigen, bedeutet das jede Menge Papierkram – und unproduktive Arbeitszeit!

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Die kostenlose Stundenzettel Zeiterfassung mit einer Vorlage führt zu sehr hohem Aufwand, Kosten und Fehlerpotential in Ihrer Verwaltung

monatlich wiederkehrende Zettelwirtschaft

hoher Aufwand bei Übertragung und Auswertung

keine aktuellen Daten verfügbar

hohes Fehlerpotential

Stundenzettel

Stundenzettel Zeiterfassung gegen Softwarelösungen deutlich unterlegen

An dieser Stelle setzen moderne Lösungen zur digitalen Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter an. Anders als bei klassischer Stundenzettel Zeiterfassung haben Sie bei digitalen Lösungen die Möglichkeit die Arbeitszeiten flexibler, weniger zeit intensiv und komfortabler zu erfassen. Darüber hinaus können die erfassten Arbeitszeiten besser weiterverarbeitet werden und beispielsweise automatisch für die Lohnabrechnung oder Personalplanung verwendet werden.

Neben herkömmlichen Excel-Tabellen gibt es heutzutage moderne Systeme und Software für Ihren digitalen Stundenzettel. Dabei kann zwischen Terminals, mobilen sowie web- und intranetbasierten Lösungen unterschieden werden.

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Mit Hilfe von Terminals oder Stempeluhren können sich Ihre Mitarbeiter bequem vor und nach ihrer Arbeitszeit ein- und ausstempeln. Terminals haben den Vorteil, dass die Daten im Regelfall automatisch an die an das System gekoppelte Software weitergeleitet werden. So sind die Daten zur weiteren Verwendung jederzeit und schnell verfügbar. Darüber hinaus kann das System in deren Funktionen für die Personalplanung ausgeweitet werden. So haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit sich jederzeit über das Terminal oder die webbasierte Software einen Überblick über Über- oder Minus-Stunden sowie deren Resturlaub zu machen. Bei der Stundenzettel Zeiterfassung führt gerade dies zu häufigen Rückfragen an die Personalverantwortlichen.

Digitale Stempeluhren funktionieren hingegen eher klassisch: Durch das ein- und ausstempeln merken sie sich lediglich den Start und das Ende der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters. Die Daten werden auf einen USB-Stick übertragen, die dann zur weiteren Verwendung als Tabellen benutzt werden können. Der Vorteil der digitalen Stempeluhren liegt darin, dass diese bequem an jedem Standort (Büro, Baustellen etc.) platziert werden können, da diese nur eine Steckdose benötigen. Eine Verbindung ins Netzwerk wird nicht benötigt.

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Mobile Lösungen im Bereich der Zeiterfassung

Durch den Einsatz von mobilen Lösungen im Bereich der Zeiterfassung haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit sich von Überall ein- und aus zu stempeln. Hierzu müssen sich Ihre Mitarbeiter lediglich eine App auf ihr Smartphone zum ein- und ausbuchen herunterladen. Ähnlich wie bei einem digitalen Stundenzettel werden Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst. Daneben haben Ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit sich einen Überblick über ihr Zeitsaldo und ihren Resturlaub zu machen. Ihre Vorteile? Dokumentation ohne Zeitverlust, Echtzeitübertragung an den Vorgesetzten, Zeiteinsparung in der allmonatlichen Lohnabrechnung und flexible Personaleinsatzplanung!

Web- und intranetbasierte Zeiterfassung

Über web- und/oder intranetbasierte Lösungen hat Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit seine Arbeitszeit jederzeit über seinen PC oder Laptop digital zu erfassen. Der digitale Stundenzettel kann auch hier um Features, wie Urlaubsbuchung oder Übersicht über das Zeitkonto erweitert werden. Hierdurch kann die Personalplanung und Buchhaltung im Vergleich zur Stundenzettel Zeiterfassung stark vereinfacht und beschleunigt werden.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Die Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst und verfügbar gestellt

Über- und Minus-Stunden, sowie Resturlaub werden im System automatisch berechnet

Integration in die Buchhaltung und zu vorhandenen Systemen

Bereit, Ihre Stundenzettel Zeiterfassung digitaler zu machen?

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