Zutrittsberechtigung - einfach, digital und revisionssicher verwalten

Die Profi-Lösung zur Verwaltung Ihrer Zutrittsberechtigungen: ZUK Management von dP elektronik.

Ausgangssituation:

Die Vergabe einer Zutrittsberechtigung durchläuft nach unseren Erfahrungen in den meisten Unternehmen keinen geregelten Prozess bei der Erstellung. Meist wird die entsprechende Zutrittsberechtigung "auf Zuruf" für eine neue Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter vergeben. Dadurch kann im Ernstfall nicht eindeutig belegt werden, wer die entsprechende Genehmigung erteilt hat.

ZUK Management

ZUK Management

Unser ZUK Management Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, die digitale Nachvollziehbarkeit eines geregelten Workflows mit der Geschwindigkeit informeller Prozesse zu kombinieren. Wie genau das geht, erfahren Sie im weiteren Verlauf oder in einem persönlichen Gespräch mit uns...

Die Lösung:

Unser digitales Antragssystem hilft Ihnen dabei schnell, effizient und 100% revisionssicher die Zutrittsberechtigung jeder Zutrittskarte individuell zu vergeben und zu verwalten. Dabei kann unser Tool wahlweise integriert oder autonom neben bestehenden Zutrittssystem betrieben werden. Es lässt sich jederzeit nachrüsten und ist herstellerneutral einsetzbar.

Die Benutzeroberfläche wurde auf die wesentlichen Anforderungen reduziert, um eine schnelle und einfache Bedienung zu gewährleisten. Unser Tool ist die zentrale Sammelstelle für alle neuen Kartenanträge und überträgt die Informationen an den zuständigen Bearbeiter. Dieser kann auf einen Blick erkennen, welcher Antragsteller wann, wo und für welchen Zeitraum eine Zutrittsberechtigung benötigt.

Der Clou: Jeder Antrag, beginnend von der Registrierung bis zur erfolgreichen Rechte-Zuweisung, ist für Sie frei konfigurierbar! Sie entscheiden, welche Prozesse die Antragstellung in Ihrem Haus durchläuft.

So funktioniert das ZUK-Management für den Antragsteller.

  1. Konto erstellen
  2. Antragstellung
  3. Freigabe durch Vorgesetzten
  4. Bestätigungs-E-Mail

Konto erstellen.

Konto erstellen

Registrierung ganz einfach: Jeder Mitarbeiter bzw. jede für die Anträge verantwortliche Person benötigt ein Konto im System. Hierzu werden Vorname, Nachname und eine E-Mail-Adresse benötigt.

Interessiert? Dann vereinbaren Sie doch direkt einen ersten Termin mit uns!

Antragstellung.

Antragstellung schnell und einfach: Für den Antrag benötigt das System die Art der Zutrittsberechtigung (Löschung, Neuausstellung, Sperrung, Verlängerung oder Änderung), die Kontaktdaten des Antragstellers und Informationen über den freizugebenden Bereich/freizugebende Filiale. Vervollständigt werden die Angaben durch die Auswahl der Tätigkeit des Antragstellers und der Zutrittsberechtigung.

Zutrittsantrag

Freigabe durch den Vorgesetzten.

NovaTime Workflow Freigabe

Nach erfolgreicher Antragstellung versendet das System automatisch eine E-Mail zur Prüfung an den Vorgesetzten. In dieser findet der Vorgesetzte alle benötigten Informationen, die während des Antrags zusammengetragen wurden und kann den Antrag mit einem Klick annehmen oder auch ablehnen.

Infolgedessen erhält der Sachbearbeiter (wenn gewünscht) eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Annahme bzw. Ablehnung des Antrages und der notwendigen Konfiguration der benötigten Freigabe.

Bestätigungs-E-Mail.

Nach erfolgreicher Bearbeitung des Antrags durch den Sachbearbeiter, wird vom System eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Antragstellers versendet. In dieser wird der Mitarbeiter bzw. die verantwortliche Person aufgefordert, den Erhalt des Transponders/der Karte mit Klick auf den Link zu bestätigen. Ab diesem Zeitpunkt wird der Antrag als "abgeschlossen" markiert".

Bestaetigungs E Mail
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