Ein Neukunde aus dem Dienstleistungsbereich suchte für seine neue Büroflächen in der Innenstadt von Hannover eine neue Lösung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Bislang hatte man am bestehenden Standort das Zutrittssystem des Gebäudeeigentürmers nutzen können. Am neuen Standort musste jedoch eine eigene Lösung installiert werden. Und weil das bestehende Zeiterfassungssystem inzwischen ziemlich in die Jahre gekommen war, sollte am neuen Standort eine moderne Lösung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle eingeführt werden. Zwar besteht in Deutschland noch keine Pflicht zur Zeiterfassung, aber die Vorteile im Bereich der besseren Übersicht überwiegen für das Unternehmen.
NovaTime sorgt für mehr Komfort, Übersicht und Sicherheit
Bedingt durch die Trennung der Systeme am bisherigen Standort war es stets aufwändig gewesen, die Daten und Rechte in beiden Systemen abzugleichen. Da blieben die Zutrittsrechte eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden noch für Wochen in der Zutrittskontrolle des Vermieters aktiviert oder neue Mitarbeitende konnten die Zugänge wegen fehlender Rechte nicht öffnen. Für die Mitarbeitenden aus der Personalabteilung bedeutete dies einen erheblichen Mehraufwand.
Darum suchte unsere Kundenreferenz nun eine Komplettlösung für die neue Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. NovaTime bietet genau diese Kombination für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Dadurch konnten wir uns direkt auf die Wünsche und Anforderungen konzentrieren konnten:
Zeiterfassung, Raucherpausen, Urlaubsverwaltung
Für die Erfassung der Arbeitszeiten sollten flexible Arbeitszeitmodelle eingerichtet werden können, da neben den Vollzeitkräften einige Mitarbeitende in Teilzeit beschäftigt sind und auch Aushilfen berücksichtigt werden mussten. Ebenso sollten verschiedene Pausenregelungen eingerichtet werden, da neben Erholungspausen vor allem die Raucherpausen erfasst werden sollten. Zum „stempeln“ der Zeiten sollten moderne Buchungsterminals und Transponder in Form von Schlüsselanhängern verwendet werden. Da die neuen Büroflächen für Besucher und Kunden aufwendig gestaltet werden, sei hier neben der Funktion auch das Design des Gerätes ein wichtiges Kriterium. Zur Auswahl standen neben einem Gerät mit einer hochwertigen Front aus schwarz-glänzendem Polycarbonat auch ein High-end Gerät mit Touchscreen.
Wie es denn mit der Urlaubsübersicht und -planung aussieht, wollten wir wissen. Das werde derzeit mit Excel-Listen und Urlaubsanträgen in Papierform verwaltet, so Frau T., sei aber ziemlich unübersichtlich und nur mit großem Zeitaufwand zu pflegen. Vielleicht wäre ein Modul für ein elektronisches Antragswesen (oder Workflow bzw. Employee Self Service genannt) eine Arbeitserleichterung in diesem Bereich. Hierüber können die Mitarbeitenden Urlaubsanträge digital per E-Mail stellen und sehen auf Knopfdruck auch den aktuellen Urlaubsanspruch und ihr Zeitkonto mit allen Überstunden. Für die Personalabteilung liefert der online Workflow zusätzliche Funktionen. So werden genehmigte Urlaubsanträge automatisch in der Software gespeichert, alle Zeitkonten der Mitarbeitenden können angesehen werden und auch die Urlaubsplanung wird massiv erleichtert. Vorgesetzte erhalten Zugriff auf die Konten ihrer jeweiligen Mitarbeitenden und sind dadurch ebenfalls immer auf dem aktuellen Stand. Das sei eine spannende Zusatzfunktion, sagte Frau T. die wir in das zu erstellende Angebot gerne mit aufnehmen sollen.
Zutrittskontrolle: passt perfekt zur Alarm- und Sprechanlage
Bei der Zutrittskontrolle ging es um einen Kompromiss zwischen Sicherheit und einer komfortablen Öffnung aller Zugänge. Vor allem sollten keine mechanischen Schlüssel mehr an die Mitarbeitenden und Lieferanten ausgegeben werden. Lediglich die Zutrittsrechte mussten für jeden einzelnen Nutzer individuell eingestellt werden können, da zum Beispiel die Reinigungskräfte nicht zu jeder Tages- und Nachtzeit in die Büros gelangen sollen, wie es sonst mit einem mechanischen Schlüssel der Fall wäre. Am Haupteingang war zu beachten, dass dort bereits eine bestehende Sprechanlage der Firma Siedle montiert war. Der Leser für das Zutrittssystem wurde daher direkt in die bestehende Sprechstelle integriert und fügt sich harmonisch in die bestehende Umgebung ein. Hierfür verwenden wir passende Lesemodule im Siedle-Design. Die Steuereinheiten für die insgesamt sechs Zugänge wurden direkt im Serverraum montiert. Dadurch sind die Steuerungen zum einen in einem besonders gesicherten Bereich montiert, zum anderen sind Strom und Netzwerk direkt vorhanden, sodass keine aufwendigen Leitungsverlegearbeiten erforderlich waren. Der besondere Clou sollte aber eine automatische Deaktivierung der Zutrittsleser zu den Büroflächen werden. In der Vergangenheit hatten Mitarbeitende am alten Standort ungewollt für mehrere Polizeieinsätze gesorgt, als sie bei aktivier Alarmanlage ins Büro gingen. Dies kann am neuen Standort nicht mehr passieren und spart unserem Auftraggeber die Kosten für weitere Polizeieinsätze. Denn bei aktivierter Alarmanlage erhalten unsere Steuerungen einen Impuls von der Alarmanlage, wodurch unser System alle angeschlossenen Zutrittsleser inaktiv schaltet.
Funktioniert sogar, wenn mal etwas nicht funktioniert
Eine Frage brannte Frau T. noch unter den Nägeln: Was denn passieren würde, wenn der Server mit der Software auf Grund eines Defektes oder einer Netzwerkstörung nicht funktioniert. Müsse man dann wieder alle Arbeitszeiten mit Zettel und Stift erfassen und die Türen mit einem Schlüssel schließen?
Alle eingesetzten Geräte verfügen über integrierte Datenspeicher. Dadurch können alle Zeitbuchungen auch offline im Buchungsterminal gespeichert werden. Es muss also nichts nachgetragen werden. Und auch bei der Zutrittskontrolle lassen wir Dich nicht vor verschlossenen Türen stehen. Denn alle Steuergeräte arbeiten autonom weiter und gewährleisten eine zuverlässige Öffnung der Türen für alle berechtigten Nutzer.
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aus einem Guss
Die Software für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle wurde zusammen mit den Buchungsterminals und den Zutrittslesern von dP elektronik montiert, eingerichtet und in Betrieb genommen. Durch das Workflow Modul konnte unsere Kundin die Rückfragen von den Mitarbeitern und Vorgesetzten bereits deutlich reduzieren und alle erfreuen sich an der zusätzlichen Transparenz. Und als Belohnung für die durchaus stressigen Wochen vor, während und nach dem Umzug hat sich Frau T. nun erstmal selbst zwei Wochen Urlaub im Workflow beantragt. Die Genehmigung war eine Sache von wenigen Minuten. Und das Team von dP elektronik wünscht ihr einen tollen Urlaub!
Wir freuen uns sehr auf Deine Kommentare, Meinungen und Zeilen. Schreib uns gerne dazu.
Herzliche Grüße von Ihren Experten für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aus Hannover,
Dein
Christian Maxin & Team
