Einer der größten Vorteile von digitalen Zeiterfassungssystemen ist die Zeitersparnis durch bessere Prozesse. Statt Zeit damit zu verbingen, Arbeitszeiten auf Papier zu dokumentieren, kannst du diese jetzt schnell und einfach am Terminal, am PC oder per Smartphone App erfassen. Dies spart nicht nur Deinen Mitarbeitenden Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Datenerfassung und macht die Zeiterfassung zum Kinderspiel.
Ein weiterer Vorteil von digitalen Zeiterfassungssystemen ist die erhöhte Genauigkeit der Daten. Da die Daten automatisch erfasst werden, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Manipulation viel geringer. Zudem können moderne Systeme auch automatisch Überstunden und Zuschläge berechnen oder genehmigte Mehrarbeit über Workflows beantragt bzw. freigegeben werden.
Heute gibt es eine Vielzahl von digitalen Zeiterfassungssystemen, die für Kleinbetriebe geeignet sind. Ob das System lokal installiert wird oder cloud-basiert funktioniert macht dabei zunächst keinen Unterschied. Nahezu jede Zeiterfassung für Kleinbetriebe ermöglicht es dir heute, die Arbeitszeiten über verschiedene Wege zu erfassen. Unsere Lösung kannst Du beispielsweise sowohl mit einem Zeiterfassungsterminal, einem Webterminal oder auch einer Smartphone App kombinieren. Denn nicht in jedem Kleinbetrieb haben alle Mitarbeitenden immer einen eigenen Arbeitsplatz mit PC oder ein Firmenhandy.
Wenn Du ein digitales Zeiterfassungssystem für Deinen Kleinbetrieb auswählst, solltest Du auf einige wichtige Faktoren achten. Zunächst solltest Du sicherstellen, dass das System die gewünschten Funktionen bietet. Hierzu empfehlen wir immer ein kostenloses Beratungsgespräch oder eine Demo der Lösung. Zweitens solltest Du sicherstellen, dass das System einfach zu bedienen ist und von Deinen Mitarbeitenden verwendet werden kann. Auch diesen Punkt kannst Du mit einer Demo sicher beantworten. Drittens solltest Du das Preis-Leistungs-Verhältnis des Systems berücksichtigen. Hierbei spielt übrigens nicht der reine Preis für den einzelnen Nutzer pro Monat die entscheidende Rolle. Häufig erscheint der Preis pro Monat auf den ersten Blick verlockend. Unsere Empfehlung ist daher, die monatlichen Kosten auf die Betriebskosten von 10 Jahren hochzurechnen und dann mit den einmaligen Kosten beim Erwerb einer Softwarelizenz zu vergleichen. Auch Folgekosten für Updates und Support solltest Du erfragen. Viertens solltest Du Dich informieren, ob das System bei Bedarf um zusätzliche Funktionen, Nutzer oder Schnittstellen erweitert werden kann. Schließlich willst Du Dich nicht für eine Lösung entscheiden, die sich in einem Jahr als Sackgasse herausstellt, oder?
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Datensicherheit. Immerhin werden hier persönliche Daten erhoben und die DSGVO gilt auch für eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe. Stell darum sicher oder lass Dir vom Anbieter bestätigen, dass das von Dir ausgewählte System Deine Daten sicher speichert und vor unbefugtem Zugriff schützt. Grundsätzlich hat eine lokale Installationen (On Premise) im Hinblick auf den Datenschutz einen leichten Vorteil gegenüber Cloud-Lösungen. Hier solltest Du abwägen, ob Du die Daten lieber zu 100% im Unternehmen behalten möchtest oder in einem externen Rechnzentrum speichern möchtest. Beide Varianten haben hier Vor- und Nachteile.
Ein sehr wichtiger Faktor sind die Berichterstellung und Analysen. Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte in der Lage sein, Berichte zu erstellen die Dir helfen, die Leistung Deines Unternehmens zu verbessern und aussagekräftige Kennzahlen zu Krankenstand usw. zu liefern.
Es gibt viele digitale Zeiterfassungssysteme auf dem Markt, und die Auswahl des richtigen Systems für Deinen Kleinbetrieb kann heute eine echte Herausforderung sein. Indem Du die oben genannten Faktoren berücksichtigst, kannst Du jedoch sicherstellen, dass Du ein System auswählst, das Deinen Anforderungen entspricht und Dir hilft, Zeit und Kosten zu sparen, während Du gleichzeitig die Prozesse in Deinem Betrieb verbesserst.
Wenn Du magst, dann lass uns über Deine Anforderungen an Deine Zeiterfassung für Kleinbetriebe sprechen. Wir haben über 30 Jahre Erfahrung in allen Branchen und unterstützen Dich gerne.
