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Offline Zeiterfassung

Offline Zeiterfassung: smarte Einbindung von Mitarbeitern in Aussenstelle

Wie die Einbindung Ihrer Mitarbeiter an Standorten ohne DSL- und UMTS-Anbindung gelingt

Kein Internetanschluss im 21. Jahrhundert. Da zwingt sich sicherlich nicht nur bei uns sofort die Frage auf, wie man so ganz ohne E-Mails, Internetzugang, Cloud und Serverzugriffe in der heutigen Zeit überhaupt noch arbeiten kann.

Doch noch bevor wir auf unsere Frage von unserem Kunden in der Nähe von Frankfurt am Main eine Antwort erhalten konnten, stellte er uns seine wichtigste Frage: „Können Sie uns eine Offline Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter in der Außenstelle anbieten?“ Diese Frage wäre noch mit Leichtigkeit zu beantworten gewesen. Doch die zusätzliche Anforderung unseres Kunden war, ob diese offline gesammelten Arbeitszeiten der Mitarbeiter auch in das bereits bestehende Hauptsystem übertragen werden können.

Gesucht wurde also eine Art Kombisystem aus Online- und Offline Zeiterfassung. Unsere erste Idee war eine Erfassung der Arbeitszeiten per SMS Buchung über die Mobiltelefone der dort sitzenden Mitarbeiter. Diese Variante scheiterte allerdings daran, dass die Mitarbeiter keine dienstlichen Telefone haben und eine Nutzung der privaten Smartphones der Mitarbeiter von unserem Kunden nicht gewünscht war. Okay…

Wäre eine Übertragung der Arbeitszeiten per DFÜ-Verbindung mittels Modem denkbar? Sicherlich eine sehr zuverlässige, aber inzwischen recht veraltete Lösung für eine Datenfernübertragung. Aber auf Grund der Infrastruktur vor Ort mussten wir auch diese Möglichkeit in Betracht ziehen. Leider konnte wegen technischer und auch wirtschaftlicher Aspekte auch diese Anbindung nicht umgesetzt werden. Eine direkte Datenverbindung des Standortes an das bestehende Zeiterfassungssystem war somit tatsächlich ausgeschlossen.

Offline Zeiterfassung – Stempeluhr mit USB

Der Zweck heiligt bekanntlich die Mittel. In diesem Fall bestand die Lösung in einem Datenaustausch per „Turnschuhnetzwerk“. Eine Zeiterfassung Stempeluhr mit USB Schnittstelle bietet die Möglichkeit, die erfassten Buchungsdaten über einen USB-Stick mit dem System am Hauptsitz auszutauschen.

Ja, auch unser Team war zunächst sekptisch, ob diese Übertragung funktionieren würde. Daher haben unsere Qualitätsfreaks zunächst auf unseren Testsystemen über eine Woche alle erdenklichen Konstellationen durchgetestet und überprüft. Mit Erfolg!

Zuverlässig und kinderleicht in der Nutzung: Offline Zeiterfassung 2.0

Die bestehende NovaTime Zeiterfassung unseres Kunden am Hauptsitz in Frankfurt am Main wurde um das Software Modul USB-Übertragung erweitert. Die eingesetzten USB Zeiterfassungsterminals stellten sich als äußerst robust und zuverlässig heraus. Zugleich überzeugten sie unseren Kunden durch ein modernes Design und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis. Dank eines internen Speichers können die Buchungsdaten aller Mitarbeiter über einen kompletten Monat gesammelt werden. Und auch bei den erforderlichen USB-Sticks wurden keine Kompromisse bei der Qualität gemacht. Denn nichts wäre ärgerlicher, als wenn die gespeicherten Daten durch einen defekten Speicherstick unbrauchbar werden würden. Die drei USB-Sticks mit Industriespeichern werden inzwischen seit einem guten Jahr in einem rollierenden System zwischen der Außenstelle und dem Hauptsitz per Paketdienst ausgetauscht. Bis heute ohne Probleme, wie uns unser Kunden auf Nachfrage mitteilte.

Stehen auch Sie vor der Herausforderung, eine Zeiterfassung in einer Außenstelle oder an einem entlegenen Ort zu betreiben? Wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag eine mögliche Lösung für diese Anforderung aufgezeigt hat. Gerne beraten wir Sie auch für Ihre individuellen Anforderungen.

Rufen Sie uns gerne an. Fordern Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Herzliche Grüße aus Langenhagen
Ihr Christian Maxin und das ganze Team

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