Als Dienstleister ist es für uns eine absolute Traumaufgabe, unseren Kunden perfekt zur Seite zu stehen und Lösungen zu erarbeiten. Gerne möchten wir Dir eine Geschichte zu einem Kundenauftrag in Dortmund erzählen, bei dem wir die bestehende Arbeitszeiterfassung mit Zutrittskontrolle ersetzt haben, Ideen entwickelten und Lösungen finden mussten. Eine sehr schöne Aufgabe, die unser Team mit großem Ehrgeiz ausführen durfte.
Zuverlässigkeit ist wichtiger als technische Features
Besonders kniffelig sind Kundenprojekte, wo den Auftraggeber schon längere Zeit die Unzuverlässigkeit seines Zeiterfassungssystems plagt. Unzufriedene Mitarbeitende und eine hohe Arbeitsbelastung der Personalabteilung waren die Folge. Eine Verbesserung musste her und zwar eine mit Nachhaltigkeit.
Auf Empfehlung lernten wir Herrn K. kennen und ließen uns die Probleme mit dem biometrischen Zeiterfassungssystem mit Zutrittskontrolle vor Ort in Dortmund zeigen. Besonders problematisch war für unseren Kunden, dass die Buchung am Terminal sehr lange dauerte und im Außenbereich nahezu alle Fingerscanner der Zutrittskontrolle defekt waren. Im Zuge unseres Termins erörterten wir die verschiedenen Herangehensweisen und erstellten ein umfangreiches und speziell auf das Projekt zugeschnittenes Angebot, was alle Eventualitäten wie bestehende Verkabelungen usw. bereits berücksichtigte. Hier war es wichtig nicht nur auf die Hard- und Software zu schauen, sondern auch auf die Infrastruktur.
Fragen, Fragen, Fragen – Vertrauen aufbauen und den Kunden begeistern
Durch eine umfassende Beratung und Begleitung haben wir die Bedürfnisse unseres Kunden erkannt, Wünsche befriedigt und Vertrauen geweckt. Sicherlich haben wir für sehr viele Anforderungen eine Lösung, aber ob unsere Lösung perfekt zu den Wünschen unserer Kunden passt erfordert eine individuelle Klärung im Vorfeld.
Viele Fragen wurden beantwortet. Zuständigkeiten wurden besprochen. Herr K. wünschte sich die Komplettbetreuung aller notwendigen Arbeiten aus einer Hand. Und zwar zum Festpreis. Rund-um-Sorglospakete aus einer Hand sind für uns eine Selbstverständlichkeit, auf die sich unsere Kunden gerne verlassen können.
Was war alles zu tun?
Unsere Aufgabe war es, das komplette Zeiterfassungssystem mit Zutrittskontrolle zu ersetzen und die bestehenden Arbeitszeitmodelle auch im neuen System nachzubilden. Alle Details wurden hierzu im Vorfeld zwischen der Personalabteilung des Logistikers und unseren Mitarbeitenden abgeklärt. Der Komplettaustausch des Systems beinhaltete die komplette Demontage der bestehenden Hardware, die Lieferung und Montage neuer Buchungsterminals und Zutrittsleser unter Verwendung der bestehenden Verkabelung, die gesamte Einrichtung und Inbetriebnahme der Software, die Programmierung und Verteilung der Mitarbeiterausweise, sowie eine umfassende Schulung und Einweisung aller Systembediener. Als besondere Herausforderung musste die Umrüstung des gesamten Systems „in einem Rutsch“ und im laufenden Betrieb erfolgen, um die Einschränkungen kundenseitig so gering wie möglich zu halten. Meine Mitarbeitenden aus den Bereichen Technik und Software arbeiten hier Hand in Hand und sorgten für eine reibungslose Abwicklung. Hierfür nochmals meinen herzlichen Dank!
Hard- und Software sorgen für perfektes Zusammenspiel
Für die Umsetzung dieses Projektes kam die Zeiterfassungssoftware NovaTime aus dem Hause Honeywell Security und Serverhardware von Supermicro zum Einsatz. Auf Grund der bestehenden Verkabelung vor Ort haben wir bei den Zeiterfassungsterminals und den Zutrittslesern auf OEM-Geräte aus unserem Hause zurückgegriffen. Die Buchungen am Zeiterfassungsterminal und die Öffnung der Türen am Zutrittsleser erfolgt für die Mitarbeitenden berührungslos per verschlüsselten Mifare DESfire Ausweiskarten, die zugleich auch dem erhöhten Sicherheitsbedürfnis unseres Kunden Rechnung tragen.
Störungen und Fehler werden innerhalb von Minuten erkannt
Zeiterfassungssysteme mit Zutrittskontrolle arbeiten rund um die Uhr. Insbesondere die mechanischen Komponenten der Zutrittskontrolle sind dabei permanenter Beanspruchung ausgesetzt. Kleinere Störungen und Probleme können daher nie zu 100% ausgeschlossen werden. Darum setzen wir unser eigenes Monitoring-System Systemguardian ein. System Guardian prüft permanent alle Logfiles des Systems und meldet Störungen innerhalb von Minuten an unsere Spezialisten im Support. In den meisten Fällen können wir das Problem aus der Ferne bereits erkennen und beheben. Im Idealfall sogar bevor es unsere Kunden merken ?
Das ist unser Anspruch an modernen Kundenservice wie er sein sollte. Und weniger Einsätze unserer Kundendienstmitarbeiter vor Ort schonen nicht nur den Geldbeutel unserer Kunden, sondern vor allem die Umwelt.
Herzliche Grüße von Deinem Experten für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aus Hannover
Christian Maxin & das Team von dP elektronik
